Administratief assistent / onthaal (m/v) - Startbaanovereenkomst
Context van de functie
De FOD Kanselarij van de Eerste Minister ondersteunt de eerste minister bij de leiding en de coördinatie van het regeringsbeleid op inhoudelijk, administratief, logistiek, juridisch en communicatief vlak.
Functiebeschrijving
• Je verzorgt een aantal ondersteunende taken wat betreft het onthaal van externe klanten, de informatieverstrekking aan de interne medewerkers alsook het administratief verwerken van documenten teneinde optimaal bij te dragen aan de kwalitatieve dienstverlening van de dienst Secretariaat en Logistiek.
• Je verzamelt en beheert gegevens en de nodige documenten die je dan ook archiveert.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande briefwisseling en je stelt de planning op van de vergaderzalen.
• Het onthaal van bezoekers is een van je hoofdtaken. Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden of doorverwijzen
• Postbedeling in heel het gebouw en het klaarzetten van vergaderzalen zijn dagelijkse taken.
• Verder sta je ook in voor het stockbeheer van inkt, papier, koffie, thee en andere dranken, het onderhoud van printers op de verdiepingen
Competenties
Generiek competentieprofiel :
• In team werken (K): Je creëert en bevordert de groepsgeest door meningen en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
• Servicegericht handelen (K): Je bent in staat interne en externe klanten op een transparante,integere en objectieve manier te begeleiden , hen een persoonlijke dienstverlening te leveren en constructieve contacten te onderhouden.
• Betrouwbaarheid tonen (K): Je handelt integer in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, respecteert vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
• Stress beheren : Je reageert resultaatgericht op stress, je controleert de eigen emoties en je gaat constructief om met kritiek.
Deelnemingsvoorwaarden
• U bent in het bezit van een diploma secundaire onderwijs.
• U bent jonger dan 26 jaar.
Om te solliciteren
Indien u zich kandidaat wil stellen, dient u uw CV en uw motivatiebrief uiterlijk op 20 januari 2021 op te sturen naar de stafdienst Personeel en Organisatie.
E-mail: 16_person@premier.fed.be
Voor de FOD Kanselarij van de Eerste Minister vormt diversiteit een belangrijk principe. De enige vereiste is over de juiste competenties te beschikken, ongeacht geslacht, huidskleur, religieuze overtuiging, handicap, seksuele geaardheid, leeftijd, etc.